AUDIT

KOMPONEN GENERIK
KOMPONEN A
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH
A1) Dasar / Polisi 5S
1
Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar 5S agensi.

 Garis panduan tidak disediakan Garis panduan disediakan kepada sebahagian warga agensi Garis panduan disediakan kepada semua warga agensi 5
2 Menyebar Dasar dan Garis Panduan 5S serta memastikan semua warga kerja memahaminya. Dasar dan Garis Panduan 5S tidak disebarkan Dasar dan Garis Panduan 5S disebar dan  difahami oleh sebahagian warga Dasar dan Garis Panduan 5S disebar dan difahami oleh semua warga 5
3 Memastikan Amalan 5S diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi. Amalan 5S tidak diamal dan dipatuhi oleh warga agensi Amalan 5S diamal dan dipatuhi oleh sebahagian warga agensi Amalan 5S diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi 5
4 Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan 5S  termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini:
i. Dasar, Carta Organisasi, Carta Perbatuan, Pelan lantai  Pelaksanaan, Pelan Tindakan keselamatan                                 ii. Surat lantikan Jawatankuasa                                                     iii. Minit Mesyuarat iv. Rekod Penambahbaikan v. Gambar-gambar Pelaksanaan vi. Rekod/aktiviti Pengiktirafan
vii. Laporan aktiviti Jawatankuasa                                                    
   a) Jawatankuasa Latihan
   b) Jawatankuasa Promosi
   d) Jawatankuasa Audit		 Dokumentasi tidak teratur dan tidak dikemaskini Sebahagian dokumentasi teratur dan  dikemaskini Semua dokumentasi teratur dan  dikemaskini 5
5 Mewujudkan  keseragaman pelaksanaan 5S seperti ketetapan agensi/ garis panduan yang dibangunkan oleh agensi.              a) Label (Tulisan hitam latar belakang putih) dan Tanda arah           (Tulisan putih latar belakang hitam.                                             b) Parkir (merah)                                                                          c) Penggunaan Bahasa Melayu dan penggunaan selain dari bahasa melayu disendengkan dan ditanda "........................."                             d) Pengurusan Fail                                                                                Tiada keseragaman Keseragaman pada sebahagian  agensi Keseragaman pada keseluruhan agensi 5
6
a) Menyedia dan memaparkan SUDUT 5S di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut:
i. Dasar 5S agensi (Misi, Visi, Polisi, Objektif, Slogan, Logo)
ii. Carta organisasi
iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS semasa
iv. Pelan lantai
v. Carta Perbatuan semasa
vi. Informasi/ hebahan/Promosi/Keputusan Auditan dipaparkan
vii. Tarikh kemaskini sudut 5S
 Sudut 5S tidak disediakan. Sudut 5S disediakan tetapi hanya mengandungi dua perkara seperti dicadangkan Sudut 5S disediakan tetapi hanya mengandungi 3-4 perkara seperti dicadangkan Sudut 5S mengandungi semua perkara seperti dicadangkan Sudut 5S mengandungi semua perkara seperti dicadang serta dipaparkan secara kreatif dan inovatif 5
b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik. Tidak terkini dan  tidak berada dalam keadaan baik Sebahagian sahaja yang terkini dan dalam keadaan baik Terkini dan berada dalam keadaan baik 3
A2) Jawatankuasa Pelaksana 5S
7 a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana Ekosistem 5S yang dan terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut:
i. JK Latihan
ii. JK Promosi
iii. JK Audit		 JK Pelaksana tidak dibentuk dan tidak dilantik JK Pelaksana dibentuk dan dilantik tetapi hanya mempunyai 1-2 jawatankuasa yang disyorkan   JK Pelaksana dibentuk serta  dilantik dan mempunyai semua jawatankuasa yang disyorkan   5
b) Melantik fasilitator terlatih di peringkat jabatan sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem 5S.  Fasilitator tidak dilantik Fasilitator dilantik tapi tidak terlatih Fasilitator telah dilantik dan terlatih 5
8 Merancang dan melaksana program/aktiviti Ekosistem 5S secara berkala seperti berikut:
i.  Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti induk, Promosi, Latihan, Audit.
ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan  audit
iii. Melaksana program pengayaan ilmu/latihan 2 kali setahun		 Program/aktiviti Ekosistem tidak dirancang dan dilaksanakan Program/aktiviti Ekosistem dirancang tetapi tidak dilaksanakan  Program/aktiviti Ekosistem dirancang, dilaksanakan dan dikemaskini 3
A3) Penglibatan Pengurusan Atasan
9 Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat Ekosistem 5S. (Ketua Hakim Syarie peringkat induk dan Hakim peringkat Zon) Pengurusan atasan bukan penaung/penasihat Ekosistem 5S Pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat Ekosistem 5S 5
10 Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti 5S seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan. Program tidak dilaksanakan Mempunyai program kesedaran/       pendedahan yang kurang aktif Mempunyai program kesedaran/       pendedahan yang aktif tanpa penglibatan pengurusan atasan Mempunyai program kesedaran/       pendedahan yang aktif  dengan sebahagiannya melibatkan pengurusan atasan Mempunyai program kesedaran/       pendedahan yang aktif dengan penglibatan pengurusan atasan sepenuhnya 5
11 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti 5S dalam mesyuarat pengurusan. Aktiviti 5S tidak dibentang dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan Sebahagian aktiviti 5S dibentang dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan Semua aktiviti 5S dibentang dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan 5
A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)
12 Melaksana audit pematuhan/ audit dalam (Induk dan Zon) secara berterusan  sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau  agensi luar/lain sekurang-kurangnya 2 kali setahun.  Audit Dalam tidak dilaksanakan  Audit Dalam dilaksanakan sekali dalam satu tahun  Audit Dalam dilaksanakan mengikut jadual 5
13 Menyebarkan hasil/ laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga agensi. Hasil/ laporan Audit Dalam tidak disebarkan Hasil/ laporan Audit Dalam disebarkan kepada sebahagian warga Hasil/ laporan Audit Dalam disebarkan kepada semua warga 5
14 Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula).   Laporan Penilaian Kendiri tidak dikemukakan kepada MAMPU  Laporan Penilaian Kendiri dikemukakan kepada MAMPU  5
A5) Pengiktirafan
15 Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem 5S di peringkat agensi (Induk) seperti contoh-contoh anugerah berikut:
i. Zon Terbaik
ii. Bilik Terbaik
iii. Bahagian Terbaik
iv. Workstation Terbaik
v. Tandas Terbaik
vi. Hasil kreativiti terbaik
vii. Anugerah Go Green terbaik
 Program pengiktirafan tidak dilaksanakan 1 hingga 2 program
pengiktirafan dilaksanakan 		 Sekurang-kurangnya tiga program pengiktirafan dilaksanakan Empat program pengiktirafan dilaksanakan  5
16 Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain. Tiada pengiktirafan diterima/ tidak ditandaaras oleh agensi lain Menerima pengiktirafan tetapi tidak ditandaaras oleh agensi lain Menerima pengiktirafan dan ditandaaras oleh agensi lain 5
17 Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi. Program pengiktirafan tidak disebarkan Program pengiktirafan disebar dan dipamerkan kepada sebahagian warga Program pengiktirafan disebar dan dipamerkan kepada semua warga 5
A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi
18 Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga. Program inovasi/ Best Practice tidak dilaksanakan Program inovasi/ Best Practice  dilaksanakan 5
19 Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut:
i. Kreativiti mengguna barangan terpakai.
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan/ kegunaan 5S
 Program kreativiti dan inovasi tidak dilaksanakan Program kreativiti dan inovasi dilaksanakan 5
A7) Tindakan Penjimatan / Go Green
20 a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:
i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.
ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.
iii. Penetapan suhu optimum (24 c)
iv. Penjimatan kertas
v. Penjimatan air.
vi. Kempen hijau.(Kitar semula)		 Tidak melaksanakan program penjimatan tenaga Melaksana sekurang-kurangnya dua program penjimatan tenaga  Melaksana sekurang-kurangnya tiga program penjimatan tenaga

5
b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi. Tiada program/usaha kitar semula dilaksanakan.
Program/usaha kitar semula dilaksanakan
 5

c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:
i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang
 Tiada analisis penjimatan disediakan  Analisis penjimatan disediakan 5
JUMLAH SKOR (KOMPONEN A) 119
Jumlah Markah :119    /120X 100% =99.16 %
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)


KOMPONEN B
RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT 1 2 3 4 5 MARKAH
FIZIKAL
B1) Lantai
1 Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:
i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai
iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan		 Tidak bersih Bersih dan memenuhi satu kriteria Bersih dan memenuhi dua kriteria Bersih dan memenuhi tiga kriteria Bersih dan memenuhi kesemua kriteria 5
2 Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi. Tiada program pemantauan Menyediakan program pemantauan tetapi tidak dipatuhi  Menyediakan program pemantauan dan dipatuhi  5
B2) Dinding dan Siling
3 Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik. Dinding kotor dan rosak Dinding dalam keadaan baik tetapi tidak bersih Dinding dalam keadaan baik dan bersih 5
4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat. Hiasan keterlaluan dan  tidak bersesuaian Hiasan sederhana tetapi tidak selaras dengan imej korporat Hiasan bersesuaian dan selaras dengan imej korporat 5
B3) Lampu  Dan Soket
5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik. Ada lampu yang rosak Semua lampu berfungsi Semua lampu berfungsi dan dalam keadaan baik 5
6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik. Soket elektrik tidak berfungsi Sebahagian soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik Semua soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik 5
KEPERLUAN UMUM
B4) Susun Atur Peralatan
7 Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile pedestal. Susunan laci meja/ mobile pedestal tidak seragam Sebahagian susunan laci meja/ mobile pedestal seragam Semua susunan laci meja/ mobile pedestal seragam 5
8 Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition dalam keadaan teratur dan kemas:
i.  CPU
ii. Tray IN/ OUT
iii. Folder/ fail
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci
 Semua  peralatan tidak teratur dan tidak kemas Sebahagian   peralatan teratur dan kemas Semua peralatan  teratur dan kemas 5
B5) Keadaan Peralatan
9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray dalam laci. Alat tulis tidak disusun dengan kemas dan teratur Sebahagian alat tulis disusun dengan kemas dan teratur Semua alat tulis disusun dengan kemas dan teratur 5
10 Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan. Semua peralatan tidak dalam keadaan baik dan tidak boleh digunakan Sebahagian peralatan dalam keadaan baik dan  boleh digunakan Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan 5
11 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci. Tiada tanda/label bagi barang yang disimpan Sebahagian barang yang disimpan bertanda/berlabel Semua barang yang disimpan bertanda/berlabel 5
12 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas. Semua peralatan berdebu, tidak bersih dan tidak kemas Sebahagian peralatan berdebu, tidak bersih dan tidak kemas Semua peralatan tidak berdebu, bersih dan kemas 5
13 Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama. (yang bersesuaian)  Tiada tatacara penggunaan dipamerkan Mempamerkan tatacara penggunaan  pada sebahagian peralatan gunasama  Mempamerkan tatacara penggunaan dengan jelas dan mudah difahami pada semua peralatan gunasama 5
14 Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas. Tiada arahan/notis dipamerkan  Arahan/notis dipamerkan di sebahagian tempat (yang bersesuaian)  Arahan/notis dipamerkan di semua tempat (yang bersesuaian)  5
B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
15 Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam. Tiada tanda nama pada bilik/ kubikel  Sebahagian bilik/ kubikel memaparkan tanda nama pegawai yang seragam Semua bilik/ kubikel memaparkan  tanda nama pegawai yang seragam 5
16 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/unit. Tidak berlabel Label lengkap, jelas tetapi tidak seragam Label lengkap, jelas dan seragam 5
17 Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca. Saiz yang tidak sesuai dan sukar dibaca Saiz yang sesuai tetapi sukar dibaca Saiz yang sesuai dan mudah dbaca 5
18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat. Semua papan tanda di kedudukan tidak strategik dan sukar dilihat  Sebahagian papan tanda pada kedudukan strategik dan mudah dilihat  Semua papan tanda pada kedudukan strategik dan mudah dilihat 5
B7) Perhiasan
19

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
 Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej korporat Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan imej korporat Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat 5
20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik. Perhiasan berdebu dan usang Sebahagian perhiasan dalam keadaan baik dan tidak berdebu  Perhiasan dalam keadaan baik, bersih, dan tidak berdebu  5
B8) Keperluan Umum
21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat. Pelan lantai tidak disediakan Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelan lantai yang jelas difahami Semua bilik/ruang menyediakan pelan lantai yang jelas difahami 5
22 Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi 2 suis). Pelan lampu tidak disediakan Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelan lampu yang jelas difahami Semua bilik/ruang menyediakan pelan lampu yang jelas difahami 5
23 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua bilik/ruang. KEW-PA7 tidak dipaparkan Sebahagian bilik/ruang menyediakan
KEW-PA 7 tetapi tidak dikemaskini		 Sebahagian bilik/ruang menyediakan
KEW-PA 7 dan dikemaskini		 Semua bilik/ruang menyediakan
KEW-PA 7 tetapi tidak dikemaskini		 Semua bilik/ruang menyediakan
KEW-PA 7 dan dikemaskini		 5
24 Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi. PIC tidak dilantik bagi setiap ruang/bilik Sebahagian ruang/bilik mempunyai PIC tetapi tidak mempunyai nombor untuk dihubungi Sebahagian ruang/bilik mempunyai PIC dan mempunyai nombor untuk dihubungi Semua ruang/bilik mempunyai PIC tetapi tiada nombor untuk dihubungi Semua ruang/bilik mempunyai PIC dan nombor untuk dihubungi 5
25 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas. Etika/tatacara bilik tidak disediakan Etika/tatacara bilik disediakan tetapi tidak jelas Etika/tatacara bilik disediakan dengan jelas 5
26 Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada). Tiada inisiatif Merencanakan inisiatif/tindakan pembaikan proaktif  5
RUANG KERJA
B9) Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja
27 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan baik Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik Semua meja kerja  kemas dan peralatan disusun dengan baik 5
28

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
 Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej korporat Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan imej korporat Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat 5
B10) Bilik Pegawai
29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan baik Sebahagian meja kerja  kemas dan peralatan  disusun dengan baik Semua meja kerja  kemas dan peralatan  disusun dengan baik 5
30 Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak disusun kemas Sebahagian perabot disusun kemas Semua perabot  disusun kemas 5
31

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
 Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej korporat Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan imej korporat Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat 5
B11) Stor Peralatan Pejabat
32 Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih;
ii. Tidak berdebu;
iii. Susunan kemas dan teratur		 Tidak memenuhi kriteria Memenuhi dua kriteria Memenuhi kesemua kriteria 5
33 Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas. Tidak menyediakan sistem Sistem kurang jelas dan tidak teratur Sistem jelas dan teratur 5
34 Menyediakan label pada setiap barang/bahan. Tiada label Sebahagian barang berlabel Semua barang berlabel 5
35 Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja. Tidak menyediakan etika penggunaan Etika penggunaan disediakan tetapi tidak dipaparkan kepada warga kerja Etika penggunaan disediakan dan dipaparkan kepada warga kerja 5
36 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat  yang sentiasa dikemaskini. Tidak menyediakan kad inventori Sebahagian barang sahaja memaparkan kad inventori dan tidak dikemaskini Sebahagian barang memaparkan kad inventori,dan dikemaskini Semua barang memaparkan kad inventori, tetapi tidak dikemaskini Semua barang memaparkan kad inventori dan sentiasa dikemaskini 5
37 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor. Terdapat bahan/ peralatan tidak diperlukan disimpan dan tidak disusun dengan kemas Terdapat bahan/ peralatan tidak diperlukan disimpan dan  disusun dengan kemas Tiada barang/ peralatan tidak diperlukan disimpan dalam stor 5
38 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor. Tiada penanda aras minima Penanda aras minima disediakan pada sebahagian barang sahaja  Penanda aras minima disediakan pada semua  barang  5
B12) Bilik Fail
39 Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas		 Tidak memenuhi kriteria Memenuhi sebahagian kriteria Memenuhi kesemua kriteria 4
40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas Tidak teratur, baik dan kemas Sebahagian peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas Peralatan, kabinet, dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas 5
41 Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat. Fail berselerak dan tidak teratur. Fail disusun kemas tetapi tidak teratur Fail disusun kemas dan teratur 5
42
Menyediakan senarai indeks dan nombor fail. 		 Senarai indeks dan nombor fail tidak disediakan Senarai indeks dan nombor fail disediakan 4
43 Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:
i. Tajuk fail
ii. Nombor susunan fail
 Tiada label Sebahagian sahaja berlabel. Setiap fail/ dokumen berlabel 5
44 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup. Sistem kawalan dan pergerakan fail tidak disediakan Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan, tetapi tidak dikemaskini Sistem kawalan dan pergerakan fail disedia dan dikemaskini 4
B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi
45 Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii.  Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat		 Tidak memenuhi kriteria. Hanya 2 kriteria dipenuhi  Hanya 3 kriteria dipenuhi  Hanya 4 kriteria dipenuhi  Memenuhi kesemua kriteria tersebut.  5
46 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas Tidak teratur, baik dan kemas Sebahagian peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas Peralatan, kabinet, dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas 5
B14) Bilik Pemandu
47 Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak kemas, tidak bersih dan peralatan tidak disusun dengan baik Sebahagian meja kerja kemas, bersih dan peralatan  disusun dengan baik Semua meja kerja  kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik tiada
48

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
 Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej korporat Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan imej korporat Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat tiada
B15) Bilik Server/Terperingkat
49 Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat		 Tidak memenuhi kriteria. Memenuhi satu kriteria Memenuhi dua kriteria Memenuhi 3-4 kriteria Memenuhi kesemua kriteria 5
JUMLAH SKOR (KOMPONEN B) 222
Jumlah Markah :222 /245 X 100% = 90.6%
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)


KOMPONEN C
TEMPAT UMUM 1 2 3 4 5 MARKAH
C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan
1 Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa  bersih, kemas, ceria selaras dengan imej korporat. Persekitaran lobi kotor, tidak kemas  tidak ceria dan tidak selaras dengan imej korporat Persekitaran lobi bersih dan kemas tetapi kurang ceria dan tidak selaras dengan imej korporat Persekitaran lobi bersih, kemas  ceria selaras dengan imej korporat 5
2 Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut:
i. Visi;
ii. Misi;
iii. Maklumat Pengurusan Atasan;
iv. Moto dan
iv. Piagam Pelanggan		 Tiada maklumat dipaparkan  Sebahagian maklumat yang dipaparkan terkini Semua maklumat yang dipaparkan terkini 5
3 Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:
i. Buku kedatangan pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat		 Tidak menyediakan semua perkara yang disyorkan Menyediakan 1-3 perkara yang disyorkan  Menyediakan semua perkara yang disyorkan  5
C2) Kaunter Utama
4 Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pelanggan
ii. Direktori warga agensi
iii. Borang-borang / brosur berkaitan
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
 Kaunter menyediakan satu kriteria yang disyorkan Kaunter menyediakan dua kriteria yang disyorkan Kaunter menyediakan semua kriteria yang disyorkan 5
5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria. Kaunter tidak bersih, tidak kemas dan tidak ceria Kaunter bersih dan kemas tetapi tidak ceria Kaunter bersih, kemas dan ceria 5
6 Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan. Kaunter tidak bersih dan tidak kemas Kaunter bersih tetapi tidak kemas Kaunter bersih dan kemas 5
7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan. Perkhidmatan yang tidak mesra pelanggan Perkhidmatan yang mesra pelanggan 5
8 Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini. Tidak disediakan Carta aliran perkhidmatan disediakan tetapi tidak dikemaskini Carta aliran perkhidmatan disedia dan dikemaskini 5
C3) Ruang Menunggu
9 Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat. Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan tidak disediakan Sofa/tempat duduk disediakan tetapi tiada bahan bacaan  Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan  bersesuaian disediakan 5
10 Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur. Semua peralatan kotor, tidak kemas dan tidak teratur Sebahagian peralatan bersih, kemas dan teratur Semua peralatan bersih, kemas dan teratur 5
11 Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi. Tong sampah tidak disediakan Tong sampah disediakan tetapi  tidak bersesuaian dan tidak mencukupi Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan 5
C4) Laluan Utama/Koridor
12 Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur. Semua susunan peralatan atau hiasan tidak kemas, tidak bersih dan berserabut Sebahagian susunan peralatan atau hiasan kemas, bersih dan teratur Semua susunan peralatan atau hiasan kemas, bersih dan teratur 5
13 Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan. Terdapat halangan di semua laluan dan pintu kecemasan Terdapat halangan di sebahagian  laluan dan pintu kecemasan Tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan 5
C5) Bilik Mesyuarat
14 Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik. Semua peralatan tidak berfungsi Sebahagian peralatan berfungsi dengan baik Semua peralatan berfungsi dengan baik 5
15 Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat. Persekitaran bilik kotor, tidak kemas dan tidak selamat Persekitaran bilik bersih dan kemas tetapi tidak selamat Persekitaran bilik  bersih, kemas dan selamat 5
C6) Perpustakaan/Pusat Sumber 
16 Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur. Ruang perpustakaan kotor, tidak kemas dan tidak teratur Ruang perpustakaan bersih tetapi tidak kemas dan tidak teratur Ruang perpustakaan bersih, kemas dan teratur tiada
17 Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan. Sistem susunan/ capaian tidak disediakan  Sistem susunan/ capaian/ label menyukarkan  pelanggan Sistem susunan/ capaian/ label memudahkan pelanggan tiada
18 Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan. Tiada sistem rekod kawalan Sistem rekod kawalan disedia, tetapi tidak dikemaskini Sistem rekod kawalan disedia dan dikemaskini tiada
C7) Surau/Bilik Solat
19 Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih:
i. Telekung/Kain Pelekat;
ii. Sejadah; dan
iii. Tempat sangkut sejadah/telekung
 Peralatan dalam keadaan tidak baik dan tidak memenuhi kriteria yang disyorkan  Sebahagian peralatan dalam keadaan baik dan  memenuhi kriteria yang disyorkan  Semua peralatan dalam keadaan baik dan  memenuhi semua kriteria yang disyorkan  5
20 Menyediakan kemudahan berikut:
i. Tanda arah kiblat
ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan
iii. Tempat letak/ rak kasut
iv. Selipar
 		 Hanya satu kemudahan disediakan Dua kemudahan disediakan Semua kemudahan disediakan  5
21 Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.  Al-Quran/ bahan bacaan tidak kemas dan tidak dalam keadaan baik Sebahagian Al-Quran/ bahan bacaan kemas dan dalam keadaan baik Semua Quran/ bahan bacaan kemas dan dalam keadaan baik 5
22 Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa. Surau berkeadaan tidak bersih, berdebu dan tidak selesa Surau berkeadaan bersih, tidak berdebu tetapi tidak selesa Surau berkeadaan bersih, tidak berdebu dan selesa 3
23 Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan) Bau surau tidak menyenangkan Bau surau menyenangkan 5
24 Memastikan tempat wudhu' bersih dan kering. Tempat wudhu' kotor dan basah Tempat wudhu' bersih dan kering 5
C8) Lif
25 Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi. Lif rosak & kotor Sebahagian lif dalam keadaan baik dan bersih Semua lif dalam keadaan baik  dan bersih 5
26 Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan. Tiada maklumat pegawai disediakan   Maklumat pegawai ada disediakan   5
27 Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas. Tidak disediakan Disediakan tetapi kurang jelas Disediakan dengan jelas 5
28 Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala Tidak dipaparkan Dipaparkan tiada dalam proses
C9) Pantri / Tempat Minum
29 Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan. Peralatan tidak terurus dan tidak boleh digunakan Sebahagian peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan 5
30 Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus. Pantri dalam keadaan tidak bersih, berdebu dan tidak terurus Pantri dalam keadaan bersih, tidak berdebu tetapi tidak terurus Pantri dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan terurus 5
C10) Tandas
31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering. Persekitaran tandas kotor dan basah Persekitaran tandas bersih dan kering 5
32 Memastikan bau tandas menyenangkan. Bau yang tidak menyenangkan Tidak berbau/ bau menyenangkan 5
33 Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik. Semua peralatan tidak berfungsi Sebahagian peralatan berfungsi dengan baik  Semua peralatan  berfungsi dengan baik 5
34 Memastikan pengudaraan tandas baik. Pengudaraan tidak baik Pengudaraan baik 5
35 Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas
 Tiada pemakluman disediakan Sebahagian maklumat dipaparkan Pemakluman disediakan  5
36 Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:
i. Cecair pencuci tangan
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari
iv. Cermin Muka
v. Bahan pewangi		 Menyediakan satu peralatan yang disyorkan Menyediakan dua peralatan yang disyorkan Menyediakan tiga peralatan yang disyorkan Menyediakan empat peralatan yang disyorkan Menyediakan semua peralatan yang disyorkan 5
37 Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik. Tiada tandas OKU  Tandas OKU disediakan tetapi tidak berfungsi dengan baik Tandas OKU disediakan dan berfungsi dengan baik 5
JUMLAH SKOR (KOMPONEN C) 163
Jumlah Markah :  163  /185 X 100% =90.55 % check markah
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)

KOMPONEN D
KESELAMATAN PERSEKITARAN 1 2 3 4 5 MARKAH
D1) Pelan Tindakan Kecemasan
1
Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
i. Arahan Keselamatan.
ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).
iii. Tanda Amaran.
iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.
v. Tanda arah laluan kecemasan.


 Tiada Pelan Tindakan Kecemasan  Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi 2 kriteria yang disyorkan  Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi 3 kriteria yang disyorkan
Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi  4 kriteria yang disyorkan  Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi  kesemua kriteria  yang disyorkan  5
2 Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat serta tiada halangan. Tiada lampu kecemasan Ada lampu kecemasan tetapi terhalang Ada lampu kecemasan dan tidak terhalang 5
D2) Pendawaian/ Kabel
3
Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.
 Pendawaian dalam keadaan tidak kemas, tidak teratur dan tidak selamat Sebahagian pendawaian dalam keadaan kemas,  teratur dan selamat Semua pendawaian dalam keadaan kemas,teratur dan selamat 5
D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran
4 Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii.Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai		 Tiada alat pemadam api disediakan  Alat Pemadam Api menepati sebahagian kriteria yang disyorkan
Alat Pemadam Api menepati kesemua kriteria yang disyorkan  5
5 Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan. Tiada gelung hos pemadam api disediakan Gelung hos pemadam api disediakan tetapi tidak boleh digunakan Gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan 5
D4) Laluan/Tangga Kecemasan
6 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Tidak ditutup Ditutup tiada
7 Memaparkan tanda arah KELUAR  dengan jelas. Tiada tanda arah KELUAR yang jelas Sebahagian tanda arah KELUAR  dipaparkan dengan jelas Semua tanda arah KELUAR  dipaparkan dengan jelas  5
8 Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan. Terdapat halangan di laluan/tangga kecemasan  Tiada halangan di laluan/tangga kecemasan  5
JUMLAH SKOR (KOMPONEN D) 35
Jumlah Markah :   35 /40 X 100% = 87.5 %
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)

KOMPONEN E
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN  1 2 3 4 5 MARKAH
E1) Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)
1 Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU. Tiada tempat meletak kenderaan disediakan untuk pekerja, pelawat dan OKU  Tempat meletak kenderaan disediakan, tetapi tidak sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU  Tempat meletak kenderaan sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU  5
2 Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan. Garisan antara lot-lot yang disediakan tidak  jelas Sebahagian garisan antara lot-lot  disediakan dengan jelas Semua garisan antara lot-lot yang disediakan jelas 5
3 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas. Tunjuk arah laluan pelawat disediakan Tunjuk arah laluan pelawat disediakan tetapi kurang jelas Tunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas 5
4 Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih. Semua kawasan persekitaran tidak berada dalam keadaan baik & bersih Sebahagian  kawasan persekitaran berada dalam keadaan baik & bersih Semua kawasan persekitaran berada dalam keadaan baik & bersih 5
E2) Kawasan Persekitaran (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)
5 Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik. Lampu jalan tidak disediakan Sebahagian lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik Semua lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik 5
6 Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik. Jalan berlubang dan tidak dalam keadaan baik Jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik 5
7 Memastikan taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada).  Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan tidak baik dan tidak boleh digunakan  Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan  baik dan  boleh digunakan tiada
8 Menyediakan sistem kawalan laluan yang mudah difahami dan dipatuhi. Sistem kawalan keluar masuk tidak disediakan Sistem kawalan keluar masuk disediakan tetapi tidak berkesan Sistem kawalan keluar masuk yang mudah difahami dan berkesan disediakan  5
9 Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di sekitar kawasan. Tanaman/ pokok tidak dijaga dengan rapi Sebahagian tanaman pokok dijaga dengan rapi Semua tanaman pokok dijaga dengan rapi 5
10 Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang. Kawasan padang  kotor dan rumput panjang Sebahagian kawasan padang   bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang Kawasan padang   bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang 5
11 Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya . Tong/ bakul sampah tidak bersesuaian dan tidak mencukupi Tong/ bakul sampah sesuai dan mencukupi  5
12 Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik. Kawasan/ tong pengumpulan sampah tidak bersih, berbau dan tidak diuruskan dengan baik Kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan  diuruskan dengan baik 5
13 Memastikan  pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik. Terdapat halangan Tiada halangan 5
14 Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih. Pondok pengawal tidak kemas dan kotor Pondok pengawal dalam keadaan baik & bersih
E3) Kawasan Persekitaran (Agensi Berkongsi Bangunan/ Kawasan)
15 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas. Tunjuk arah laluan pelawat disediakan Tunjuk arah laluan pelawat disediakan tetapi kurang jelas Tunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas 5
16 Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang. Laluan ke pintu masuk terhalang Laluan ke pintu masuk tidak terhalang 5
17 Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej korporat agensi. Hiasan yang keterlaluan dan tidak terurus Hiasan minima dan menonjolkan imej korporat 5
JUMLAH SKOR (KOMPONEN E) 80
Jumlah Markah : 80   /85 X 100% =94.00 %
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)


Pengiraan Purata Markah Keseluruhan
BIL. KOMPONEN MARKAH
A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 9916.00%
B. RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT 90.6
C. TEMPAT UMUM 90.55
D. KESELAMATAN PERSEKITARAN 87.5
E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN  94
F. TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI MENGIKUT KEPERLUAN AGENSI) 96.05
PURATA MARKAH KESELURUHAN
 93.00
Ulasan Keseluruhan: 
Keseluruhannya sangat bagus pertingkatkan di masa hadapan.


AUDIT 2016




No comments:

Post a Comment

Subscribe to: Posts (Atom)